MaintApp1. Titolare e contatto privacy
Il titolare del trattamento relativo ai servizi MaintApp gestiti direttamente dallo sviluppatore è Grygoriy Akopov. Per richieste relative alla privacy o ai dati personali è possibile scrivere a info@maintapp.it.
2. Ambito della presente informativa
Questa informativa descrive il trattamento dei dati relativo al sito maintapp.it, all'app Android MaintApp e al portale opzionale di firma remota.
Quando un utente inserisce nell'app dati personali dei propri clienti, dipendenti, collaboratori o altri soggetti, resta responsabile di disporre di una base giuridica adeguata per trattare tali informazioni nell'ambito della propria attività.
3. Dati gestiti direttamente sul dispositivo
MaintApp può memorizzare localmente, in base alle funzioni utilizzate, informazioni quali:
- dati anagrafici e di contatto di clienti e sedi;
- dati relativi a macchinari, impianti, matricole, ubicazioni e note tecniche;
- interventi, orari, trasferte, pause, attività, materiali, costi e rapporti di lavoro;
- preventivi, fatture, ricevute, movimenti e informazioni amministrative inserite dall'utente;
- foto di macchine e interventi, allegati e documenti PDF;
- firme acquisite direttamente sul dispositivo;
- impostazioni dell'app, preferenze e dati necessari al funzionamento delle funzioni attivate.
Questi dati sono normalmente conservati nell'area privata dell'app sul dispositivo. MaintApp non li invia automaticamente a un server dello sviluppatore soltanto perché vengono inseriti nell'app.
4. Fotocamera, QR, foto e riconoscimento documenti
MaintApp richiede l'accesso alla fotocamera quando necessario per funzioni quali scansione dei QR, acquisizione di fotografie e riconoscimento del testo presente nei documenti.
Le funzioni QR e OCR dell'app elaborano le immagini sul dispositivo e non inviano tali immagini al portale MaintApp per eseguire la scansione. Le fotografie che l'utente decide di salvare vengono associate ai dati dell'app e possono essere incluse nei backup scelti dall'utente.
5. Riconoscimento vocale
I campi descrittivi di MaintApp possono utilizzare il servizio di riconoscimento vocale disponibile sul dispositivo Android. Quando l'utente attiva la dettatura, l'audio può essere trattato dal fornitore del servizio di riconoscimento vocale configurato sul dispositivo. Le modalità di trattamento dell'audio da parte di tale fornitore dipendono dalle impostazioni e dall'informativa privacy del servizio utilizzato sul dispositivo.
MaintApp riceve il testo risultante dalla dettatura e lo inserisce nel campo scelto dall'utente.
6. Firma del cliente direttamente sul dispositivo
Se il cliente firma direttamente sul dispositivo del tecnico, la firma viene acquisita dall'app e associata al relativo intervento, preventivo o documento. Il documento firmato può quindi essere archiviato localmente e incluso nei backup scelti dall'utente.
7. Firma a distanza tramite link
La funzione opzionale di firma a distanza utilizza il portale MaintApp. Quando l'utente sceglie questa funzione, vengono inviati al portale tramite connessione protetta i dati necessari a presentare e firmare il documento, che possono comprendere:
- documento PDF da firmare;
- nome del cliente o del destinatario;
- nome del firmatario;
- immagine della firma;
- stato della richiesta e data/ora della firma.
Il link di firma è associato a un token casuale e consente al destinatario di visualizzare il documento e firmarlo senza installare MaintApp.
Le richieste di firma e i relativi documenti sul portale sono configurati per scadere dopo 14 giorni. Alla scadenza, il portale elimina automaticamente la richiesta, il documento e il token associato.
Il server può inoltre generare log tecnici di connessione, che possono includere indirizzo IP, data/ora e informazioni necessarie alla sicurezza e alla diagnosi del servizio. Tali informazioni non sono utilizzate per profilazione pubblicitaria.
8. Backup e Google Drive
MaintApp consente all'utente di scegliere una cartella accessibile tramite Android nella quale salvare backup manuali o automatici. Se l'utente seleziona una cartella di Google Drive, i file di backup vengono salvati nell'account e nella cartella scelti dall'utente.
Il backup può comprendere dati dell'app, clienti, macchinari, interventi, preventivi, movimenti, fotografie, allegati e PDF firmati. MaintApp mantiene fino a 5 backup MaintApp nella cartella collegata, eliminando i backup MaintApp più vecchi quando viene superato tale numero.
L'utente può attivare una protezione tramite password. In tal caso, il file di backup viene cifrato prima del salvataggio. La password configurata nell'app viene a sua volta protetta utilizzando le funzioni di sicurezza fornite da Android.
Se il backup non viene protetto con password, il file di backup non beneficia della cifratura aggiuntiva applicata da MaintApp. Restano comunque applicabili le misure di sicurezza del dispositivo e del servizio cloud scelto dall'utente.
9. Notifiche e manutenzione programmata
MaintApp può utilizzare notifiche e promemoria locali per segnalare scadenze o manutenzioni programmate. Le informazioni necessarie a generare tali promemoria vengono gestite sul dispositivo e non sono utilizzate per finalità pubblicitarie o di profilazione.
10. Dati trattati dal sito maintapp.it
Il sito MaintApp non utilizza attualmente sistemi pubblicitari o strumenti di analytics di terze parti. La preferenza relativa alla lingua del sito può essere memorizzata nel browser tramite localStorage per ricordare la lingua selezionata.
Se l'utente decide di contattare MaintApp tramite email, verranno trattati l'indirizzo email, il contenuto del messaggio e gli eventuali dati forniti volontariamente, esclusivamente per gestire la richiesta e la successiva corrispondenza.
11. Finalità del trattamento
I dati vengono trattati, a seconda della funzione utilizzata, per:
- fornire le funzioni operative dell'app;
- creare, archiviare e consultare interventi e documenti;
- consentire la firma in presenza o a distanza;
- eseguire backup e ripristini richiesti dall'utente;
- generare scadenze e notifiche;
- fornire assistenza e rispondere alle richieste;
- proteggere il servizio, prevenire abusi e risolvere problemi tecnici;
- adempiere agli eventuali obblighi di legge applicabili.
12. Base giuridica
Il trattamento effettuato direttamente da MaintApp si basa, a seconda dei casi, sull'esecuzione del servizio richiesto dall'utente, sull'adempimento di obblighi di legge, sul legittimo interesse alla sicurezza e al corretto funzionamento del servizio e, quando richiesto, sul consenso dell'interessato.
13. Destinatari e servizi esterni
I dati possono essere trattati da soggetti esterni soltanto quando necessario alla funzione scelta dall'utente. Tra questi possono rientrare:
- il fornitore del servizio cloud scelto per il backup, ad esempio Google Drive;
- il fornitore del riconoscimento vocale configurato sul dispositivo Android;
- fornitori di hosting e infrastruttura utilizzati per il portale di firma MaintApp;
- eventuali soggetti cui la comunicazione sia richiesta dalla legge.
14. Conservazione e cancellazione
- Dati locali dell'app: restano sul dispositivo finché l'utente non li elimina, cancella i dati dell'app o disinstalla l'app, salvo eventuali backup del sistema operativo.
- Backup scelti dall'utente: restano nella destinazione selezionata dall'utente; per la funzione automatica MaintApp conserva al massimo gli ultimi 5 backup MaintApp nella cartella collegata.
- Firma remota: documento, richiesta, token e dati della firma sul portale scadono e vengono eliminati automaticamente dopo 14 giorni dalla creazione della richiesta.
- Email di assistenza: vengono conservate per il tempo necessario a gestire la richiesta e per eventuali esigenze amministrative o di tutela dei diritti.
- Preferenza lingua del sito: rimane nel browser fino alla cancellazione dei dati del sito da parte dell'utente.
15. Sicurezza
MaintApp adotta misure tecniche volte a limitare l'accesso non autorizzato ai dati. Le comunicazioni con il portale di firma sono previste tramite HTTPS. I backup possono essere protetti con cifratura tramite password e la password memorizzata dall'app viene protetta tramite il sistema di sicurezza Android.
Nessun sistema informatico può tuttavia garantire sicurezza assoluta. L'utente è invitato a proteggere il proprio dispositivo, il proprio account cloud e le password utilizzate.
16. Diritti degli interessati
Nei casi previsti dalla normativa applicabile, l'interessato può richiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei propri dati, nonché revocare un consenso precedentemente prestato.
Per esercitare tali diritti relativamente ai trattamenti effettuati direttamente da MaintApp: info@maintapp.it.
Resta inoltre fermo il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente.
17. Dati dei clienti inseriti dall'utente
MaintApp è uno strumento destinato alla gestione del lavoro. L'utente che inserisce dati personali di clienti o altri soggetti deve utilizzarli nel rispetto della normativa applicabile e fornire agli interessati le informazioni eventualmente richieste per il proprio trattamento.
18. Aggiornamenti della Privacy Policy
La presente informativa può essere aggiornata quando cambiano le funzioni dell'app, i servizi collegati o gli obblighi normativi. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina.